Le fonctionnement de la Plateforme de mutualisation s’articule autour des 3 fonctions essentielles de la mutualisation qui sont reliées entre-elles.
Ce portail numérique sert de support à la collecte des outils et ressources et structure l’action de partage et de mutualisation a été retenue.
Ce portail web remplit les fonctions suivantes :
- Stockage des outils et ressources à mutualiser sous forme de documents PDF (et autres supports), collectés selon le processus arrêté et les règles de fonctionnement retenues ;
- Présentation informative des ressources à mutualiser avec des index guidant la recherche de l’utilisateur sur la base des données de la fiche descriptive de chaque ressource (voir + bas) ;
- Gestion des flux de partage des ressources à mutualiser (entrant/sortant) avec outils de suivi analytique des flux ;
- Fourniture d’informations utiles sur les processus, méthodes, techniques de mutualisation ;
- Soutien aux échanges entre acteurs de la mutualisation à travers des outils appropriés.
Chaque ressource/outil mis en ligne sur la plateforme comprend : un document partageable et une fiche descriptive d’informations essentielles
Le besoin d’une ressource en formation professionnelle (curricula par exemple) est en principe consécutif à une décision déjà prise en termes de création d’une nouvelle filière ou de la mise à niveau d’une autre. La mutualisation n’est donc pas un objectif en soi, mais un outil qui permet de gagner du temps et des ressources dans le cadre d’un projet déjà conçu et décidé. La mutualisation rentre dans le cadre d’un projet en cours ou un projet planifié.
Le demandeur renseigne un formulaire en ligne dans lequel il s’identifie, il indique ses motivations pour lequel mutualiser la ressource et précise s’il a besoin ou non d’appui (technique et/ou financier) pour l’adaptation/contextualisation.
L’entité nationale du pays du demandeur vérifie et valide la demande et informe l’unité régionale d’animation de la plateforme pour procéder au téléchargement de l’outil/ressource en question et le transférer au demandeur.
Une fois le processus d’adaptation/contextualisation achevé, l’acteur qui a piloté ce processus renseigne un formulaire précisant notamment : quels méthodologues mobilisés, quel coût effectif, le temps pris, …etc. pour accompagner la mise en ligne de la ressource adaptée sur le portail numérique (revolving).
L’exploitation d’une ressource mutualisée fait partie d’un projet en cours et repose sur l’appropriation de la nouvelle ressource qui constitue une étape essentielle.
Il s’agit de former et d’accompagner les formateurs ainsi que les autres acteurs concernés en vue de s’approprier et maîtriser la ressource et être en mesure de l’exploiter/ la mettre en œuvre.
Une fois la formation des personnes concernées réalisée, l’acteur qui a piloté ce processus renseigne un formulaire de feedback transmis à la Plateforme afin d’informer les membres de la réalisation complète du processus de mutualisation.